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Cas client / Région Occitanie

Cas client / Région Occitanie

Entre octobre et décembre 2017, Dici a accompagné le Conseil Régional Occitanie dans le cadre de la recherche de simplification et de fluidification du process de création, validation et transmission des notes soumises à l’appréciation de l’exécutif régional.

Colonnes vertébrales de la communication, les notes sont utilisées comme outils de validation, de négociation, de concertation et impactent les projets. En tant qu’outils de gestion, elles interviennent, dans tous les domaines de compétences, à l’échelon de tous les services pour créer une articulation entre les services. Elles sont souvent considérées comme un indicateur du bon fonctionnement des services.

L’objectif de la mission était de sensibiliser les équipes internes au fonctionnement des notes et de faire évoluer ce dispositif, qui dispose d’une grande capacité d’action, en interne et en externe, pour gagner en efficacité et qualité, tout au long des projets. Cette démarche s’inscrivait également dans un contexte particulier de mise en place de la dématérialisation des circuits entrants et sortants.

Enfin, il s’agissait de mettre en place un système de co-production mobilisant l’ensemble des parties prenantes (Comité de Direction, Direction Générale, Présidente, cabinet, élus, services, agents) en collaboration étroite avec le Lab’ et le « Réseau des Ambassadeurs de l’innovation ».

 

Le travail a été réalisé en 4 temps :

  1. Exploration des usages et de l’environnement liés à l’utilisation des notes internes :
  • Etat des solutions existantes en interne (test du logiciel, interviews, observation)
  • Veille & Analogies (recherches)
  1. Identification et compréhension des attentes et des enjeux des utilisateurs, identification des « trous dans la raquette » et exploration des usages liés à l’utilisation des notes internes
  • 15aine d’entretiens qualitatifs d’utilisateurs
  • Modélisation graphique de la chaine d’utilisation avec mise en exergue des points de souffrance
  • Création de personas
  1. Préparation et animation de workshops d’intelligence collective permettant l’émergence de concepts d’innovation sous forme de serious game
  • Conception d’un serious game dédié
  • Animation de 2 workshops (Directeurs et Assistantes)
  • Document de restitution des workshops
  1. Prototypage rapide de 3 solutions numériques à court, moyen et long terme
  • 3 concepts sous forme de scénarios utilisateurs, de représentation simplifiée des recommandations

« Le travail réalisé par Dici a apporté des éclairages tout à fait précieux en matière de structuration, dans l’expression des besoins, en lien avec les commandes stratégiques et la manière d’y répondre de manière efficace. L’approche de Dici et la méthodologie déployée, a permis, en très peu de temps, à un échantillon représentatif d’acteurs de la chaîne de process, de s’approprier une véritable réflexion collective et opérationnelle dans un univers complexe et de donner voie à des pistes de développement opérationnel tout à fait stimulantes à court – moyen terme. »
(Retour d’Antoine Foucault, Direction de projet innovation / Le Lab’ au Conseil Régional Occitanie)

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