La gouvernance d’une région engagée dans la transformation des politiques publiques locales
Le rapport à l’argent
Aujourd’hui, les entreprises et les organisations publiques, rencontrent deux principaux écueils dans leur pratique de gouvernance.
Premièrement, dans le système privé, sous la pression de la concurrence et des marchés, l’important est d’assurer la pérennité de l’entreprise. Avec ou sans éthique, il faut assurer une prompte rentabilité. Courir après le business, en utilisant tous moyens commerciaux mais aussi réduire les coûts sur toutes les lignes budgétaires, parait être la seule voie pour espérer survivre. (CF : le cost killing)
Deuxièmement, dans le même esprit de réduction des coûts, les organisations publiques voient leurs budgets se réduire d’année en année. Les moyens accordés sont très souvent restreints. Dans tous les secteurs : éducation, santé, emploi ou formation et dans toutes les administrations : mairies, régions et collectivités, la recherche de l’optimisation budgétaire est un leitmotiv.
La peur de l’échec
Dans cet environnement mené par le cost killing, les organisations publiques comme certaines entreprises, rencontrent un autre l’effet sclérosant. Le carcan hiérarchique, administratif et réglementaire ralenti les initiatives. De fait, les démarches proactives sont rares. En effet, les agents et les salariés n’osent pas agir en faveur de la structure. Même si l’action imaginée, facilite ou améliore la réponse au besoin de l’usager. La peur de l’erreur limite le passage à l’acte. Les démarches avortées sont nombreuses. De plus, le manque de confiance en l’autre et en soi reste présent. Et l’autonomie est réduite à des missions écrites sur une fiche de poste.
Le couple gagnant : innovations et socle de transformation
Pour renverser la tendance la gouvernance se doit de construire l’espace propice à la proposition. Elle peut, elle-même, s’impliquer dans une démarche de transformation pour la décliner sur l’ensemble des acteurs : salariés, clients, parties prenantes. Le premier pas est alors fait. Une approche proactive, d’un ou de plusieurs chefs de file légitimes et légitimés par tous. Il pourra agir, permettre d’apporter un cadre sécurisé aux équipes afin d’innover. Ainsi, elles s’autorisent des espaces sans langue de bois ou retenue. Toutes les idées d’innovations peuvent émerger et le champ est libre pour laisser s’exprimer la créativité.
Passer à l’action
Comment stimuler les initiatives et l’émergence des idées ? Comment favoriser la productivité créatrice des salariés ?
C’est une démarche conjointe et parallèle, elle pousse à :
– La production d’idées créatives à petite échelle sur les premiers essais,
– L’instauration et le maintien d’un terreau structuré et structurant, fertile à l’innovation.
En effet, ce terreau fertilisant, favorise les innovations mais nécessite qu’il y ait des innovations. Sans innovation, le terreau reste vierge. Au fil du temps, le terrain structurant et sécurisé s’étend si les actions de transformation aboutissent. Le terreau de l’innovation bien construit et entretenu permet l’aboutissement des projets.
Le design au service de la transformation
L’agence DiCi a la chance d’être impliquée au travail de transformation, effectué au sein de la région Occitanie. En effet, cette région qui sort son épingle du jeu, voit son Directeur de l’Innovation introduire les notions de transformation. Les rouages de la structure administrative deviennent plus agiles. Ainsi, il peut fluidifier les circuits d’information, de décisions et de réponses aux besoins des administrés.
Commencer petit pour tester et apprendre
L’une des premières actions s’est incarnée en répondant à une demande du secrétariat général de la présidente de région. Ils ont souhaité alléger les notes de synthèse longues et fastidieuses tout en gardant leur sens et leur raison d’être. Alors, la méthode Nextstage de DiCi a permis la structuration de la réflexion et la conception de solution. Dans ce cas, l’agence s’intéresse au circuit de cette note de façon générale en impliquant du début à la fin du processus, les équipes d’agents de la région. Ensuite, un diagnostic sous forme de cartographie du parcours de la note, est réalisé. Cette démarche engage l’ensemble du personnel de direction et les agents de la structure. Enfin, les interviews et les ateliers collectifs inter-niveaux hiérarchique, établis par DiCi, pour trouver des solutions, ont été particulièrement riches et appréciés.
La construction de notes par « objectifs concis et synthétiques », une des solutions co-imaginée, est très vite adoptée. Et l’ensemble de l’administration de la région a rapidement su y voir plusieurs bénéfices. Rapidement prototypée, elle a permis de démontrer le gain de temps, de compréhension, d’énergie, de productivité et d’argent pour l’organisation.
Première étape validée
La région Occitanie a considéré cette première action innovante conçue par le design, comme un élément de test positif pour poursuivre sa transformation avec cette méthode. Ainsi, toutes les réflexions ont été portées par la suite avec la démarche design. Un Lab d’innovation a accompagné les agents, tant pour résoudre les problématiques en interne que pour répondre aux besoins des administrés de la région. Le souffle de la gouvernance et son soutien dans ces démarches de transformation ont un impact fort dans la réussite des projets.
Caroline Saunier pour DiCi